Sprzedajesz owoce na tiry, produkujesz miliony wiaderek z tworzyw sztucznych lub szczepionki. Jesteś ekspertem w swojej dziedzinie. Rozbudowujesz firmę. Stawiasz nowy budynek, wyposażasz go we wszystkie instalacje, ustalasz ścieżki produkcyjne, organizujesz włączenie nowego obiektu produkcyjnego, handlowego lub logistycznego w żywą tkankę działającego przedsiębiorstwa.
Jest to piękne i złożone zadanie. Zadanie, które pod względem wymaganej wiedzy eksperckiej przekracza kompetencje jednej osoby, a z pewnością pojawią się dziedziny w których nie jest ekspertem nikt w Twojej firmie. Jest wiele metod z podręcznika Project Managementu pozwalających realizować zagadnienia w których nie jest się ekspertem. Pojawiają się tabele, plany, zakresy, zewnętrzni konsultanci. Jest jednak pole, które z mojego doświadczenia jest często pomijane. Zbyt często!
Mowa o JAKOŚCI. Najtrudniejszej z cech do określenia.
Czym jest więc jakość w realizacji instalacji chłodniczych?
wg Wikipedii:
Jakość (gr. poiotes, łac. qualitas) – pojęcie filozoficzne zdefiniowane przez Platona jako „pewien stopień doskonałości”[1].
„poziom doskonałości” a więc nie tylko czy dana funkcjonalność istnieje, ale to jak jest ona zrealizowana:
Określenie „jakość” rozumiem to co i jak zostało faktycznie zrealizowane vs to co zostało obiecane. Bez względu na umowy, wstępne ustalenia i to czy Klient ją kontroluje czy nie. Aby ją osiągnąć na odpowiednim poziomie musi być na nią czas, pieniądze i pozytywne zaangażowanie wszystkich stron.
Dalej za Wikipedią;
W tym kontekście najczęściej wymieniane są cechy jakości technologicznej:
To czy dana funkcja jest:
-
- Możliwa do uzyskania (np zadana temperatura, w różnych warunkach)
- Praktyczna, łatwa w realizacji przez Klienta (czy może otwierać drzwi, czy system sterowania jest zrozumiały)
- Niezawodność (bezusterkowość)
- Trwałość (czy cechy użytkowe będą zachowane w czasie, także po zakończeniu gwarancji)
- Bezpieczna w użytkowaniu (nie zagraża pracownikom, realizacjia danej funkcji nie grozi utratą gwarancji)
W dalszej części niniejszego opracowania postaram się wyjaśnić co wg mnie oznacza instalację chłodniczą wykonaną w wysokiej jakości.
Przetarg
Mnogość wyboru często kojaży się z możliwością wybrania najlepszej jakości za najlepszą cenę. W rzeczywistości jednak, Klient powinien szukać najlepszego, poszukiwanego przez siebie stosunku jakość/cena. Przygotowanie oferty na duże realizacje zawiera tysiące elementów, jest czasochłonne i wymaga zaangażowania osób z innych firm niż potencjalny wykonawca (dostawcy urządzeń, itd.). Branża chłodnicza wbrew pozorom jest niewielka i konkurencja będzie o sobie wiedziała. Jeśli konkurencja jest zbyt duża, dostawcy widząc małą szansę na wygraną, nie przyłożą się do składanej oferty. Policzą ją współczynnikowo i „na szybko”. W efekcie wszystkie złożone oferty będą nieprecyzyjnie policzone, zazwyczaj zbyt drogie i nieprzemyślane technicznie. Optymalna ilość oferentów nie powinna przekraczać czterech firm nawet dla największych realizacji.
Częścią przetargu powinna być także umowa, która definiuje, różne możliwe sytuacje, które mogą wystąpić na budowie. Umowa zbyt restrykcyjna będzie skutkowała zbyt dużą ceną lub podejmowaniem zbyt dużego ryzyka przez jedną ze stron. W odpowiedniej skali – a instalacji chłodniczych w Polsce są setki tysięcy, miliony – duże problemy będą się zdarzały na pewno!
Projekt
Na projekt składa się szereg dokumentów będących efektem pracy inżyniera. Najważniejszy z nich to bilans chłodniczy. Aby był on poprawny należy uwzględnić wszystkie zyski ciepła podane przez Klienta, te które wynikają z doświadczenia, wymagany bufor bezpieczeństwa oraz ewentualnie zapas (1,1 do 1,5). Odpowiednio sporządzony bilans jest zawsze balansowaniem pomiędzy mocą zbyt małą, a tak dużą, że koszt realizacji będzie nieakceptowalny.
Bilans chłodniczy następnie przekładany jest na konkretne urządzenia, które mają zapewnić chłód. Najważniejsze z nich to centrala chłodnicza. Należy dobrać parametry brzegowe (temperatura odparowania, temperatura zewnętrzna, itd.) tak aby odpowiednia moc chłodnicza i temperatura w pomieszczeniach były zapewnione w każdych warunkach mogących wystąpić w danej lokalizacji.
Większość „utraty jakości” pojawia się już na etapie bilansu i doboru podstawowych urządzeń. Inżynier ma do dyspozycji szereg urządzeń, które przy drobnej zmianie parametru doborowego będą się znacznie od siebie różnić – a przez to będą miały różną cenę dla Klienta. Innymi kryteriami są dobory konkretnych producentów komponentów i typoszeregów urządzeń lepiej lub gorzej dopasowanych do danych wymagań. Na tym etapie rozbieżność jakośći a co za tym idzie ceny niekiedy może wynosić nawet 100%. To znaczy, że ta sama instalacja może kosztować X lub 2X nadal teoretycznie spełniając wymagania Klienta.
Kolejne pozycje projektowe wpływające na jakość to trasy, średnice i materiał rurociągów, gas-coolery/skraplacze, automatyka, system sterowania, itd. Wszystkie bardzo podatne na parametry doborowe i wszystkie nie do odróżnienia w ubogich specyfikacjach przetargowych, które nie rzadko spotykamy.
Przygotowanie budowy, lokalizacja budowy
Ostatnie lata pokazały, że dostępność materiałów i ich ceny bardzo zmieniają się w czasie – nawet krótkim, rzędu kilku dni. Aby zachować odpowiednio wysoką jakość wykonawca musi być w stanie zakupić materiały w porządanej ilości, cenie i terminach. Aby to osiągnąć musi mieć na to zasoby finansowe (np. zaliczki, zapasy własne) oraz ludzkie. Materiały zbierane od dostawców z przypadku będą się od siebie różnić, a ich jakość może niekiedy być przypadkowa. Mam na myśli np rury Inox, które realnie są cynkowane, lub sterowanie nie posiadające niektórych (nie opisanych w specyfikacji) cech.
Kolejnym elementem podatnym na różnice jakościowe jest lokalizacja budowy. Odpowiadamy na pytanie, czy wykonawca będzie miał kontener magazynowy, czy będzie pracował w kontrolowanych warunkach, czy „w kucki” na trawniku. Nieodpowiednie warunki pracy w sposób oczywisty będą miały tendencję do dawania gorszej jakości, nieszczelnych połączeń spawanych, niedokręconych połączeń śrubowych. Lokalizacja budowy kosztuje około 2% realizowanych prac. Jeśli Klient nie godzi się ponieść tego kosztu – automatycznie godzi się z ryzykiem utraty jakości na tym polu.
Przygotowanie na nieprzewidziane. Większość budów to skomplikowane działania na które składają się setki dojazdów pracowników, transporty, wykorzystanie wielu specjalistycznych narzędzi, praca w trudnych warunkach budowy, itd. Wykonawca musi mieć zapas finansowy, który w przypadku „złamania śrubokręta” lub konieczności obejścia słupa drugą stroną, pozwoli mu zrealizować tę pracę z sukcesem finansowym i technicznym. Zbyt ciasno policzone kosztorysy są podatne na duże problemy (techniczne, finansowe, terminowe) w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. A więc Wykonawca, który godzi się na „zbyt wiele” de-facto naraża Klienta na wyżej opisane kłopoty.
Realizacja prac
Ten etap w sposób oczywisty jest bardzo podatny na utratę jakości. Zaczynając od niestarannego posadowienia central chłodniczych, kończąc na braku uprzątnięcia po sobie po zakończonej pracy. Wykonawca będący pod zbyt dużą presją finansową będzie realizował prace szybko, niestarannie dobranym personelem. Oszczędzi także na kierowniku budowy i osobistym zaangażowaniu kierownictwa/właściciela firmy. Realizacja będzie pełna niedociągnięć typu „zbyt krótka rurka do czujnika ciśnienia”, niestarannie przyklejona, zbyt cienka izolacja, ocierających się elementów zawiesi, zbyt cienkich kabli, itd. Są to wszystko pozycje nie do zdefiniowania w specyfikacjach przetargowych. Aby tego uniknąć Klient musi być pewien, że praca będzie realizowana przez zaangażowany, odpowiednio opłacony personel. Bez względu na to jakich masz audytorów, project managerów i prawników. Jeśli nie zadbałeś o to wcześniej, wysoką jakość jest na tym etapie bardzo trudno wyegzekwować, wymusić.
Dokumentacja powykonawcza i odbiory
Niema nic złego w fakcie, że zrealizowane prace różnią się nieco od początkowych założeń. Przecież właśnie z tego powodu istnieje takie pojęcie jak „dokumentacja powykonawcza”! Jest to zbyt często etap prac traktowany „po macoszemu”. Tymczasem odpowiednio przygotowana dokumentacja powykonawcza jest bazą do starannego serwisowania, przyszłych przebudów i odbiorów UDT, SANEPiD, itd. Pominięcie pozycji „dokumentacja powykonawcza” w kosztorysowaniu będzie skutkowało otrzymaniem przez Klienta przedrukowanej, czasem nawet przypadkowo dokumentacji producentów części komponentów, niestarannie złożonych w jeden segregator lub co jeszcze gorsze przekazaniu jedynie dokumentów wymaganych przez UDT.
Serwisowanie
W tym wypadku lubię odwoływać się do analogii. Nowy samochód podlegający gwarancji musi przechodzić płatne przeglądy. Musi mieć wymieniany olej i klocki hamulcowe. Nie istnieje coś takiego jak darmowy serwis w trakcie gwarancji. Jeśli Klient za niego nie płaci to zapłacił za niego w kosztach budowy, godzi się z faktem, że wykonawca podejmuje ryzyko zbyt drogich usterek lub coś pomiędzy tymi dwoma.
Jak widać powyżej „jakość” jest określeniem trudnym do zdefiniowania szczególnie w bardzo zbiurokratyzowanych postępowaniach. Większość korporacyjnych przetargów w ogóle nie posiada takiej pozycji jak „jakość wykonania” lub ślepo zakłada, że wszyscy oferenci mają ją na tym samym poziomie. Niestety rzeczywistość jest taka, że firmy wykonawcze podchodzą do niej na podstawie swoich poprzednich doświadczeń i kompetencji a braki w niej „jakoś załatwią” podczas realizacji. Niestety obecnie jest bardzo zła tendencja do przyjmowania dobrej jakości jako spełnienia tylko tego co jest napisane w dokumentach.
Wg mnie jako konsultanta, audytora oraz firmy wykonawczej, nic nie zastąpi indywidualnego zaangażowania osób decyzyjnych w firmie oraz sprawiedliwych, partnerskich relacji. Nic nie zastąpi sprawiedliwego opłacania ryzyka technicznego, osobistego i finansowego oraz mądrych Wykonawców i Klientów. Ostatecznie wszystkie strony pracują aby zapewnić sobie dobrobyt i spokojny sen w nocy.
