Jako konsultanci w tematach chłodnictwa często wspieramy Klientów w procesach zakupowych, dlatego podjęliśmy współpracę z zaprzyjaźnionym blogiem www.profesjonalnezakupy.pl. 

Pierwszy felieton ta temat kupowania chłodnictwa można już przeczytać, albo posłuchać poniżej.

Słowo wstępu

Według sondy przeprowadzonej przeze mnie pod koniec 2019 roku, priorytety oferentów (firm chłodniczych) ustawione są w następującej kolejności: niska cena zakupu (40%), bezawaryjność (32%), niskie zużycie energii (19%), dopasowanie do potrzeb (7%), prosta konstrukcja (2%). Ekologia nie dostała żadnego głosu. W związku z tym, wysyłając mało szczegółowe zapytanie, prawie na pewno właśnie według takiego klucza spłyną oferty od dostawców. Instalacja będzie możliwie tania i bezawaryjna. W przypadku, kiedy zależeć nam będzie na czymś więcej, np. precyzyjnym dopasowaniu do danej potrzeby lub ekologii, będziemy potrzebowali odpowiednio doprecyzować zapytanie.

Etapy postępowania

Wszystkie poniżej podane zasady dotyczą zakupu instalacji chłodniczej bezpośrednio, jak i odnoszą się do generalnego wykonawcy całego obiektu. Instalacja chłodnicza jest realizowana podobnie do większości prac budowlanych, stara dobra szkoła przygotowania i realizacji takich inwestycji daje łatwe odpowiedzi. Realizację można podzielić na parę podstawowych etapów:

• Przygotowanie zapytania wraz z wysyłką do oferentów
• Proces przetargowy zakończony zamówieniem i podpisaniem umowy
• Przygotowanie prac
• Realizacja prac w tym etapowanie
• Odbiory
• Gwarancja i serwisowanie

W tym felietonie skupimy się na pierwszych dwóch punktach z powyższej listy.

W przypadku ofertowania sytuacja jest prosta. Tak jak przygotujemy zapytanie, taką otrzymamy odpowiedź. Przy nieprecyzyjnym zapytaniu, otrzymamy nieporównywalne oferty z bardzo dużym rozstrzałem cen.

Pierwszym krokiem jest określenie potrzeb klienta. Wynikają one z bezpośredniej konsultacji, architektury obiektu i rodzaju prowadzonej działalności. Na ich podstawie przygotowuję tabelaryczny formularz ofertowy, w którym określone są kluczowe cechy instalacji chłodniczej, w tym:

• Rodzaj technologii
• Moc chłodnicza
• Standardy wykonania
• Preferowani producenci komponentów
• Itp.

Tabela na prace o wartości 1 mln EUR będzie zawierała około 50 przemyślanych pozycji. Załącznikiem do formularza ofertowego powinien być plan architektury (pomieszczeń), wzór umowy oraz wstępny harmonogram. Oferent wypełnia i składa ofertę na naszym formularzu. Dzięki temu klient otrzymuje jednorodne oferty, które można w łatwy sposób porównać. Procesy przetargowe, które przygotowałem według tej metody miały rozstrzał cenowy zazwyczaj poniżej 15%. Kontra 200% przy prostym zapytaniu bez formularza ofertowego.

Dobrze przygotowane zapytanie i oferta są niesamowicie silnym narzędziem w rękach kupca.

Rola konsultanta ds. chłodnictwa

Moim zadaniem jako konsultanta ds. chłodnictwa jest upewnić się, że złożone oferty są kompletne i spełniają wymogi techniczne. Tak przygotowany przetarg oddaję w ręce Klienta, zazwyczaj nie uczestnicząc w końcowej fazie negocjacji ceny. Stworzone przez nas dokumenty, także określają granice branż co pozwala uniknąć nieprzewidzianych kosztów na ich styku.

Bezsprzecznie miejsca szczególnie często będące źródłem dodatkowych kosztów to:

• Zasilanie elektryczne instalacji chłodniczej
• Podkonstrukcje
• Akcesoria typu detekcja czynnika lub alarmy „człowiek w komorze”

Ponadto odpowiednio przygotowana budowa zazwyczaj jest także tańsza w ubezpieczeniu.

Chłodnictwo to nie tylko technika. Branża ta jest otoczona wieloma przepisami ogólnobudowlanymi, Urzędu Dozoru Technicznego, ochrony środowiska i innymi. Moim obowiązkiem jest także upewnić się, że wszystkie wymogi formalne będą spełnione. Jest to szczególnie ważne w kontekście bezpieczeństwa, kosztów ubezpieczenia i wartości obiektu w przypadku odsprzedaży.

Podsumowanie

Reasumując koszt pracy konsultanta to między 1-3% wartości realizowanych prac i jest to inwestycja, która zwraca się już w momencie pierwszych negocjacji cenowych. Dlatego dobrze przygotowany przetarg (zachęcam do sprawdzenia artykułu – Jak Zorganizować Przetarg?) jest stabilną bazą do udanej i spokojnej realizacji, bez całonocnych narad i opóźnionych odbiorów.